Hogyan írhatunk Levelet Bármilyen Alkalomra

2024 Szerző: Francis Oldridge | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-16 20:40

Elmúltak azok az idők, amikor a levélírás volt az előnyben részesített kommunikációs eszköz az üzleti munkatársak, a család, a barátok és a csillagokon átívelő szerelmesek között. A csigalevél nagyrészt a múlté lehet, de nézzen körül modern életmódján, és látni fogja, hogy az írott szó művészete korántsem halt meg. Valószínű, hogy személyes és szakmai életének nagy részét a vitext vagy az e-mail kommunikációjával tölti, és még mindig vannak olyan forgatókönyvek, amelyek a régimódi formázott levelet igénylik (még akkor is, ha nagyobb valószínűséggel küldi el a világhálón, mint Ön pecsétet csapni rá). A kommunikáció kritikus fontosságú minden interakció szempontjából, és annak ismerete, hogy miként lehet az írásbeli levelezésben a megfelelő hangot elérni, létfontosságú készség, akár szerelmes levelet, akár lemondó levelet ír. Annak érdekében, hogy segítsen a helyes úton haladni, összeállítottuk ezt az útmutatót arról, hogyan írhatunk levelet bármilyen helyzetben.

Határozza meg célját és közönségét

Mielőtt papírra helyezheti a tollat - vagy inkább az ujjbegyeket a billentyűzetre - szánjon egy kis időt arra, hogy átgondolja, pontosan mit szeretne elérni a levelével. Nem beszélne ugyanúgy a főnökével, mint a másik jelentős személyével, ezért ne írjon nekik ugyanúgy. Gyűjtsd össze gondolataidat, mielőtt elkezdenéd írni, és tedd fel magadnak néhány egyszerű kérdést:

Kinek írok?

Ismered azt a személyt, akinek írsz, vagy ez lesz az első kommunikációd vele? Az, ahogyan kommunikálunk egymással, természetesen változik, minél ismertebbek leszünk, ezért mindenképpen értékelje a kapcsolatát azzal a személlyel, akinek ír. Ez segít elkerülni, hogy túl alkalmi vagy túl szigorúnak tűnjön a helyzethez.

Mit próbálok teljesíteni?

Utána áll az interjúnak, vagy ünnepi levelet ír a családjának? Ahogy a levele címzettjéhez fűződő kapcsolata számít, ugyanúgy számít a szövegkörnyezet is, amelyben azt írja. Mindig ügyeljen arra, hogy a professzionális kommunikáció csak ez legyen - professzionális -, még akkor is, ha barátságban van a munkatársával vagy üzleti munkatársával, akinek ír. Gondoljon a szakmai kommunikációra az általános szakmai profil részeként. Nem szeretne lusta, durva vagy túl alkalmi e-mailt a LinkedIn-profilján a számviteli osztályon tartózkodó haverjának, ezért azt sem szeretné, hogy a kimenő levelek közé kerüljön. Az ellenkezője is igaz; ha köszönőlevelet ír kedves kis gam-gam-jának, akkor az utolsó dolog, amit tenni szeretne, hangzik, mintha üzleti megbeszélést folytatna. Tartsa szem előtt a célját, amikor elkészíti levelét, és a címzett cipőjébe helyezi magát.

Rendelkezem a kommunikációhoz szükséges összes információval?

Ez különösen fontos az üzleti kommunikációban. A legtöbben a hosszú e-mail utókövetések címzettjén állunk, mert a feladónak nem volt minden ténye rendben, mielőtt a küldésre kattintottak volna. Ne legyél az a srác, aki öt e-mailt küld, amikor az egyik tenné. Ez a fajta rendezetlen, tudatáramú e-mail etikett a legjobb esetben irritáló, a legrosszabb esetben pedig egyenesen zavaró és szakszerűtlen. Ha sok fontos információval rendelkezik, amelyeket írásban át kell ismernie, írja le gyorsan felsorolással ellátott listát mindarról, amire szüksége van, hogy továbbítsa, hogy megbizonyosodjon róla, hogy mindent áttekintett, mielőtt elküldené.

Találjon időt a formázásra

A formázás kritikus a hivatalos kommunikációban, mind a szakmai bemutatáshoz, mind az információk logikus továbbításához. Hajlamosak vagyunk gyorsabb ütemben dolgozni, amikor üzleti vállalkozásokkal, szervezetekkel vagy munkatársakkal kommunikálunk, mivel ezek a kommunikáció korlátozott órákban történik. Fontos tehát, hogy gyorsan és egyértelműen átadja a véleményét - ami sokkal könnyebb a formázással.

Hogyan lehet szakmai levelet írni

Kísérő levél; Felmondólevél; Referencia levél; Ajánló levél, érdeklődés vagy szándék stb

Valószínűleg ismeri a szokásos hivatalos levélelrendezést, még akkor is, ha maga nem írt ilyet. A legtöbb vállalkozás és szervezet ezt a formátumot követi, mert könnyen felismerhető és szkennelhető. A hivatalos levélsablonok széles körben elérhetőek, és a legtöbb szövegszerkesztő programban szerepelnek. Választhatja azt is, hogy létrehozza-e sajátját a semmiből, vagy testreszabhatja a betűsablont ismételt használatra. Íme néhány kulcsfontosságú dolog, amelyet szem előtt kell tartani a hivatalos levél megírásakor és formázásakor:

1. Használjon címeket. Ha belső e-mailt küld munkatársának vagy csapattagjának, akkor nagy valószínűséggel meg lehet címezni őket a keresztnevükön, de amikor üzleti, szervezeti vagy szakmai kapcsolattartókkal kommunikál a vállalatán kívül vagy feljebb, soha nem szabad csak keresztnevükkel megszólítani őket.

2. Kerülje el az informális üdvözleteket. Kezdje levelét a „Kedves…” szóval (ne használja a „Szia”, „Hello” vagy bármilyen hasonló üdvözletet), és címével, vagy teljes, vagy vezetéknevével szólítsa meg a címzettet (például: „Kedves Mr. John Smith”vagy„ Kedves Dr. Johnson”). Ha még nincs kapcsolattartója abban a szervezetben, ahová ír, nézze meg a weboldalt, hogy megtalálja-e az illető nevét és címét. Ha nem találja az egyén nevét, akkor címezze a megfelelő osztályhoz vagy csoporthoz (azaz: „Tisztelt Kézi Munkatársak” vagy „Tisztelt Szerkesztőségi Csapat”). Ha egyáltalán nem tudja meghatározni a címezni kívánt személyt vagy osztályt, használhatja a „Kinek aggódhat” lehetőséget, de vegye figyelembe, hogy ez valószínűleg azt jelenti, hogy levelét megérkezése után a megfelelő embereknek kell továbbítania, ami késleltetett választ eredményezhet.

3. Írja be a dátumot. Ha a levele egy e-mail törzsében lesz, akkor az e-mail kliens rányomja a dátumot és az időt, de ha a levelet mellékletként vagy levélben küldi, a tetején lévő dátum feltüntetése mindkettőnknek segít és a címzett nyomon követi a nyomon követés megfelelő időpontját.

4. Könnyítse meg a kapcsolatfelvételt. Győződjön meg róla, hogy megadta a nevét (első és utolsó, beleértve a kívánt címet is) és elérhetőségét. Ha fizikai levelet vagy formázott levél digitális másolatát küldi, akkor a tetején adja meg címét és telefonszámát, hogy az azonnal elérhető legyen a címzett számára. E-mailek küldésekor úgy gondolhatja, hogy az Ön e-mail címe a "Feladó" mezőben elegendő, de az az igazság, hogy nem tudja, hogy a címzett hogyan szeretne inkább veled lépni. Készítsen professzionális e-mail aláírást, amely tartalmazza a telefonszámát, címét és az összes releváns közösségi hálózati profilt, ahol megkeresheti Önt.

5. Használjon hivatalos nyelvet. A expletívák vagy a túl alkalmi nyelv nyilvánvaló kihagyásán túl ez azt is jelenti, hogy nem használjuk a kontrakciókat (vagyis „nem leszek jelen negyedévi értekezleten”, szemben a „nem leszek ott”).

6. Ne temesse el a ledet. A professzionális kommunikáció hatékonyságot igényel, ezért ügyeljen arra, hogy a lehető leggyorsabban eljusson levele fő pontjához. Jobb, ha a levele tömör féloldalas, mint ha kitöltővel próbálja kinyújtani teljes oldalra.

7. Korrektúra, majd újra lektorálás. Az olyan programok, mint a Microsoft Word, beépített helyesírási és nyelvtani ellenőrzőkkel rendelkeznek, és ezeknek kell mindig az első passznak lenni a lektorálás során. Gyakran még javaslatot is tesznek a levél rövidebb és közvetlenebbé tételére, ami hatalmas segítség a hivatalos levél írásakor. Vannak olyan online eszközök is, mint a Grammarly, amelyek segíthetnek a kezdeti korrektúrában. A helyesírás-ellenőrzésen keresztül azonban ne álljon meg; ön is olvassa el teljes egészében a levelét, hogy ellenőrizze a hibákat. Pro tipp: Olvassa el hangosan a levelét magának, vagy olvassa vissza (az utolsó szótól az elsőig), hogy elkapja a gépelési hibákat vagy a furcsa megfogalmazásokat. Ha ez létfontosságú valami, akkor nézzen rá másodszor is.

8. Légy kedves, de profi. Biztosan nem akarja az ügyféllel kapcsolatos levelét kiadós "Szeretlek!" de ez nem azt jelenti, hogy hidegnek és sterilnek kell lenned. Zárja le levelét szorosabban (a szó-furfang körökben valediction néven ismert), mint például: „üdvözlet”, „köszönöm az idejét”, „tisztelettel a tiéd” vagy a „jókívánsága”, hogy meleget adjon a levélnek anélkül, hogy bármilyen vonalat keresztezne.

9. Írja be. A mai világban nincs megkerülhető út: Ha kézzel ír hivatalos üzleti levelet, akkor szakszerűtlennek tűnik. Az is jó tapintás, ha a borítékot kinyomtatja, nem pedig kézzel címezi.

10. Ellenálljon a kreativitás iránti vágynak. Ne kísérelje meg a levelét furcsa színekkel vagy díszes betűtípusokkal feldobni. Örülünk, hogy művészien érzed magad, de a szakmai levelezés általában nem az idő vagy a hely. Tartsa be a szabványokat, mint például a Times New Roman és a sima régi fekete-fehér.

Hogyan írjunk személyes levelet

Szerelmes levél, köszönöm levél, bocsánatkérő levél stb

A személyes levelek segítségével kissé kinyújthatja szárnyait, és folytathatja ezeket a kreatív gyümölcsleveket. Noha a személyes érintéseket a személyes levelekben valószínűleg értékelni fogják, még mindig van néhány irányelv, amelyet érdemes szem előtt tartania.

1. Ne legyen túl rövid. Nem akar végtelenül három percig tombolni, mielőtt rátérne az üzenet lényegére, de jó, ha alkalmi beszélgetést is tartalmaz személyes levélben, hogy megmutassa a címzettnek, hogy némi extrát vett igénybe, hogy kapcsolatba léphessen velük. Ha közben nem beszélt a címzettel, töltse ki életében, és kérdezze meg az övékről. Ha köszönetet mond nekik valamiért, vegyen néhány extrát annak kifejtésére, hogy mit jelent Önnek. A szövegkörnyezettől függően még jó tapintat is lehet, ha humorba illesztjük a levelet.

2. Használjon alkalmi üdvözlést. Ahogy furcsa kezdeni a főnökének a levelet „Yo Ted” -nel, ugyanolyan furcsa az édesanyjának indítani a levelet „Kedves Mrs. Carol Jackson” -val. Teljesen helyénvaló a személyes levél címzettjét utónevükkel - vagy akár becenevükkel - megszólítani, ha különösebben közeli vagy, és kötetlenebb köszöntéssel kell kezdeni, például a „Szia” helyett a „Kedves” helyett, amelyet a szakmai kommunikációban használnod kell.

3. Ölelje át a kreativitást az olvashatóság feláldozása nélkül. Azok a funky betűtípusok és hangos színpaletták, amelyeket nem tudtál használni az utolsó üzleti leveledben, megtalálhatók a személyes leveleidben. Noha nem akar eljutni odáig, hogy levelét mikroszkopikus szkriptek és szemfeszítő színek rejtélyes zűrzavarává változtassa, teljesen rendben van, ha lerázza magáról egyenesen fűzött profi személyét és szórakoztatóbb. Ha levélben küldi a levelet, akkor a régimódi megírása jó tapintású, feltéve, hogy a kézírását a technika elterjedtsége nem kavarta csirkés karcba.

Abban az időben, amikor úgy tűnik, mindenki szívesebben küldene háromszavas szöveget bármilyen kiterjesztett kommunikáció helyett, a szöveges levél félelmetesnek vagy akár félelmetesnek érezheti magát. De ha betartja ezeket az irányelveket, akkor a levélírás minden helyzetben megfelelő lesz.